Сменете фирмените данни в много Word образци наведнъж

Инструментът работи локално на Вашия компютър. Документите не се качват в облак и не се изпращат към външен сървър.

Когато счетоводна или ТРЗ кантора обслужва много клиенти, обикновено поддържа папки с Word образци - договори, уведомления, заявления, писма, декларации, вътрешни бланки и други документи. При промяна на фирмени данни една и съща корекция често трябва да бъде нанесена в много файлове.

---

Типичният проблем

Счетоводните и ТРЗ кантори често работят с много еднотипни Word документи. Когато клиент смени адрес, управител, фирмено име, длъжност или друга информация, същите данни може да присъстват в множество файлове.

Ръчната промяна на всеки файл отнема време и създава риск някъде да остане стара информация.

Най-трудната част е да не бъде пропуснат нито един документ.

Какво прави инструментът

Инструментът позволява да зададете текст за търсене и текст за замяна, след което обработва много Word документи от избрана папка. Така можете да направите една и съща текстова промяна в много файлове, без да отваряте всеки документ поотделно.

• сменя фирмено име в пакет документи;
• сменя ЕИК, адрес, управител или лице за контакт;
• актуализира длъжност, дата, година или формулировка;
• помага при обновяване на Word образци за клиент;
• може да обработва документи в избрана папка и поддиректории, когато тази опция е включена.

Пример от счетоводна кантора

Имате папка с Word образци за клиент и трябва навсякъде да смените:

• старо фирмено име → ново фирмено име;
• стар ЕИК → нов ЕИК;
• стар адрес → нов адрес;
• стар управител → нов управител;
• стара длъжност → нова длъжност;
• стара дата или година → нова дата или година.

Вместо да отваряте всеки файл един по един, избирате папката, въвеждате текста за търсене и текста за замяна, и инструментът обработва документите последователно.

За кого е подходящ

Инструментът е подходящ за малки и средни счетоводни кантори, ТРЗ специалисти, екипи по ТРЗ, административни асистенти и офис сътрудници, които често работят с Word документи и образци.

Най-полезен е, когато поддържате папки с документи по клиенти и понякога трябва да направите еднаква промяна в много файлове.

• договори;
• уведомления;
• заявления;
• писма;
• декларации;
• вътрешни бланки;
• образци за клиенти;
• документи, свързани с персонал и администрация.

Какъв проблем решава

Проблемът не е само загубеното време, а и рискът някъде в документите да останат стари данни.

• не отваряте всеки документ ръчно;
• намалявате риска да пропуснете стара информация;
• работите върху файловете локално на компютъра;
• можете първо да тествате върху копие на папката;
• получавате по-подреден процес при повтарящи се Word задачи.

Поверителност: документите остават при Вас

Инструментът работи локално в Microsoft Word на Вашия компютър. Word документите не се качват в облак, не се изпращат към външен сървър и не се обработват от онлайн услуга.

Избирате папка на своя компютър и замяната се извършва в локалните файлове. Това е важно при работа с клиентски документи, договори, уведомления, заявления и вътрешни образци.

Важно: направете резервно копие

Преди всяка масова замяна е разумно да направите копие на папката с документите.

Така можете спокойно да тествате промяната и да запазите оригиналните файлове, ако по-късно Ви потрябват.

Препоръка: първо тествайте върху копие на папката, а не върху единствените оригинални документи.

Как работи накратко

1. Отваряте Microsoft Word.
2. Стартирате инструмента.
3. Избирате папката с Word документите.
4. Въвеждате текста, който трябва да се намери.
5. Въвеждате новия текст, с който да бъде заменен.
6. Избирате дали да се обработват и поддиректории.
7. Преглеждате резултата след приключване.

Какво получавате

• еднопотребителски лиценз за 1 компютър;
• Word инструмент за Microsoft Word под Windows;
• работа с Word документи във формат .doc и .docx;
• инструкции за инсталация и използване;
• кратки указания за безопасна работа и тестване върху копие.

Какво не е този инструмент

Това не е счетоводен софтуер, не е ТРЗ система, не подава декларации, не обработва счетоводни данни и не замества професионална проверка на документите.

Това е малък Word инструмент за пакетна текстова замяна в много документи.

Често задавани въпроси

Качват ли се документите в интернет или в облак?

Не. Инструментът работи в Microsoft Word на Вашия компютър и обработва файловете в избраната от Вас локална папка. Документите не се качват в облак и не се изпращат към външен сървър.

Подходящ ли е за счетоводни и ТРЗ документи?

Да, когато документите са във формат Microsoft Word и трябва да направите еднаква текстова замяна в много файлове. Инструментът не проверява счетоводно, правно или административно съдържание и не замества професионалната проверка.

Работи ли с кирилица?

Да. Инструментът е подходящ за работа с български текст в Word документи.

Работи ли с подпапки?

Да, инструментът може да обработва документи в избрана папка и поддиректории, когато тази опция е включена.

Може ли да направи няколко различни замени наведнъж?

Текущият основен сценарий е една търсена стойност и една замяна в много документи. Възможни са индивидуални доработки за по-сложни работни процеси.

Заменя ли счетоводен, ТРЗ или административен софтуер?

Не. Това е Word инструмент за пакетна текстова замяна в документи. Той не е счетоводен, ТРЗ или административен софтуер и не подава документи към институции.

Трябва ли да проверя документите след замяната?

Да. След масова замяна винаги е добре да прегледате резултата, особено при клиентски документи и важни образци.