Не оставяйте старо име, стар ЕИК или стара клауза в нов договор

Инструментът работи локално на Вашия компютър. Документите не се качват в облак и не се изпращат към външен сървър.

Когато една кантора работи с договори, пълномощни, заявления, анекси, образци и клиентски папки, често една и съща промяна трябва да бъде нанесена в много файлове. Име, ЕИК, адрес, дата, клауза или формулировка трябва да бъдат заменени навсякъде, без да се пропусне документ.

---

Типичната грешка

В малка адвокатска кантора често се използват стари образци и вече подготвени документи. Това е удобно, но носи риск: в нов договор, пълномощно или заявление може да остане старо име, стар ЕИК, стар адрес, стара дата или стара клауза.

Причината невинаги е сериозна техническа грешка. Понякога пропускът е резултат от умора, кратък срок и много файлове, които трябва да бъдат проверени поотделно.

Когато от стар договор се прави нов, най-опасни са малките пропуски - стар клиент, стар ЕИК, стар адрес или стара формулировка, останали някъде в документа.

Какво прави инструментът

Инструментът позволява да зададете текст за търсене и текст за замяна, след което обработва много Word документи от избрана папка. Така можете да направите една и съща текстова промяна в много файлове, без да отваряте всеки документ поотделно.

• сменя име на клиент в пакет документи;
• сменя ЕИК, адрес или фирмени данни;
• актуализира дата, срок или формулировка;
• помага при обновяване на договори, пълномощни, заявления, анекси и образци;
• може да обработва документи в избрана папка и поддиректории, когато тази опция е включена.

Пример от кантора

Имате папка с 20 Word договора и трябва навсякъде да смените:

• „Иван Петров“ → „Георги Иванов“;
• стар ЕИК → нов ЕИК;
• стар адрес → нов адрес;
• стара дата → нова дата;
• стара клауза → нова формулировка.

Вместо да отваряте всеки файл един по един, избирате папката, въвеждате текста за търсене и текста за замяна, и инструментът обработва документите последователно.

За кого е подходящ

Инструментът е подходящ за малки адвокатски кантори, самостоятелно практикуващи адвокати, правни асистенти и офис сътрудници, които често работят с Word документи и образци.

Най-полезен е, когато кантората поддържа папки с еднотипни документи и понякога трябва да направи еднаква промяна в много файлове.

• договори;
• пълномощни;
• заявления;
• анекси;
• декларации;
• писма;
• вътрешни Word образци;
• клиентски папки с повтарящи се документи.

Какъв проблем решава

Проблемът не е само загубеното време, а и рискът в документите да остане стара информация.

• не отваряте всеки документ ръчно;
• намалявате риска да пропуснете стара информация;
• работите върху файловете локално на компютъра;
• можете първо да тествате върху копие на папката;
• получавате по-подреден процес при повтарящи се Word задачи.

Поверителност: документите остават при Вас

Инструментът работи локално в Microsoft Word на Вашия компютър. Word документите не се качват в облак, не се изпращат към външен сървър и не се обработват от онлайн услуга.

Избирате папка на своя компютър и замяната се извършва в локалните файлове. Това е особено важно при работа с договори, пълномощни, заявления, анекси и други чувствителни документи.

Важно: направете резервно копие

Преди всяка масова замяна е разумно да направите копие на папката с документите.

Така можете спокойно да тествате промяната и да запазите оригиналните файлове, ако по-късно Ви потрябват.

Препоръка: първо тествайте върху копие на папката, а не върху единствените оригинални документи.

Как работи накратко

1. Отваряте Microsoft Word.
2. Стартирате инструмента.
3. Избирате папката с Word документите.
4. Въвеждате текста, който трябва да се намери.
5. Въвеждате новия текст, с който да бъде заменен.
6. Избирате дали да се обработват и поддиректории.
7. Преглеждате резултата след приключване.

Какво получавате

• еднопотребителски лиценз за 1 компютър;
• Word инструмент за Microsoft Word под Windows;
• работа с Word документи във формат .doc и .docx;
• инструкции за инсталация и използване;
• кратки указания за безопасна работа и тестване върху копие.

Какво не е този инструмент

Това не е правна система, не е нотариален софтуер, не съставя договори, не проверява правния смисъл на клаузи и не замества професионалната проверка на документите.

Това е малък Word инструмент за пакетна текстова замяна в много документи.

Често задавани въпроси

Качват ли се документите в интернет или в облак?

Не. Инструментът работи в Microsoft Word на Вашия компютър и обработва файловете в избраната от Вас локална папка. Документите не се качват в облак и не се изпращат към външен сървър.

Подходящ ли е за адвокатски договори и образци?

Да, когато документите са във формат Microsoft Word и трябва да направите еднаква текстова замяна в много файлове. Инструментът не проверява правното съдържание и не замества професионалната проверка.

Работи ли с кирилица?

Да. Инструментът е подходящ за работа с български текст в Word документи.

Работи ли с подпапки?

Да, инструментът може да обработва документи в избрана папка и поддиректории, когато тази опция е включена.

Може ли да направи няколко различни замени наведнъж?

Текущият основен сценарий е една търсена стойност и една замяна в много документи. Възможни са индивидуални доработки за по-сложни работни процеси.

Заменя ли специализиран правен или нотариален софтуер?

Не. Това е Word инструмент за пакетна текстова замяна в документи. Той не е правна система, не е нотариален софтуер и не замества професионална проверка на съдържанието.

Трябва ли да проверя документите след замяната?

Да. След масова замяна винаги е добре да прегледате резултата, особено при договори и други важни документи.